Archiviazione digitale dei documenti

Ci sono un’infint� di software che permettono di creare e mantenere un archivio digitale dei propri documenti cartacei. La loro funzione principale � quella organizzare i documenti e rendere facile la loro ricerca. Io tempo f� ho usato Optisolver, ma il risultato, vuoi per i mezzi scarsi del 1997, vuoi per il funzionamento non certo semplice del programma, � stato a dir poco disastroso.

Di recente, dopo aver pensato di acquistare questo oggetto inutile, ho scoperto che il software del mio scanner (un Canon CanoScan 3000) mi permetteva di acquisire le immagini direttamente in *.pdf. Una volta convertiti tutti i documenti in pdf ho pensato di utilizzare Windows Desktop Search per indicizzarli perch� questo programma, a differenza del cugino Google Desktop (imho nettamente migliore), fornisce un’anteprima del file richiesto dall’utente. Per rendere la ricerca veramente efficace, WDS andr� istruito ad indicizzare solo i file presenti nella cartella che conterr� tutti i nostri documenti e i nomi dei file dovranno essere ricchi di parole chiave (ad esempio se dobbiamo archiviare la fattura del fornitore “Fornitore S.n.c. di Tizio & C.” � inutile chiamare il file “Fattura acquisto di Fornitore S.n.c. di Tizio & C. numero 1 del 15 maggio 2006″, ma penso che un nome del tipo “Fornitore Tizio – 1 del 15.05.2006″ sia sicuramente pi� funzionale).

Sicuramente si perde un bel po’ di tempo a scandirsi tutti i documenti, ma vi garantisco che l’impresa vale la spesa.

Questo articolo è stato pubblicato da Mauro venerdì 24 febbraio 2006 alle 8:45 ed è archiviato nella categoria Appunti HiTech, Informatica
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